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Comment restaurer des dossiers de patients supprimés par erreur ?

La suppression d’un dossier de patient fait l’objet d’un double avertissement dans le logiciel : le risque d’effacement par inadvertance est donc normalement réduit.

Si malgré tout un ou plusieurs dossiers venaient à être supprimés par erreur, il est possible de les récupérer à partir du menu Fichier > Restaurer > Enregistrements… (l’option Restaurer > Dossiers… concernant quant à elle les dossiers archivés et non les dossiers supprimés). Les enregistrements supprimés ne sont en effet complètement effacés que lors d’un compactage de la base de données (menu Fichier > Compacter… ou exécution de l’outil de réparation). Il est toutefois nécessaire de restaurer successivement les enregistrements concernés dans chacune des tables composant la base de données : commencer par le fichier Patients.dbf en notant la référence (champ REF) des patients en question, puis recommencer l’opération pour les consultations (Actes.dbf), ordonnances (Ordo.dbf), vaccins (Vaccins.dbf), courriers (Document.dbf), examens biologiques (Biologie.dbf), recettes (Recettes.dbf), documents liés (Liaisons.dbf) et éléments planifiés (Plans.dbf) portant la même référence.

Se reporter aux rubriques « Compactage » et « Restauration des enregistrements » de l’aide d’Applimed.

Si un compactage ou une réparation de la base de données a été exécuté après la suppression des dossiers, ceux-ci ne peuvent plus être restaurés par la méthode ci-dessus. Certes, la restauration pure et simple des données à partir d’une sauvegarde antérieure rétablirait les dossiers manquants mais en effaçant toutes les modifications ou ajouts effectués ultérieurement ce qui ne ferait que remplacer un problème par un autre.

Voici la procédure à appliquer dans ce cas :

  1. Effectuer une sauvegarde de l’état actuel de la base de données.
  2. Restaurer les données à partir d’une sauvegarde antérieure à la suppression des dossiers.
  3. Se positionner successivement sur chacun des dossiers à rétablir et l’exporter au format texte à partir du menu Fichier > Exporter > Dossier en cours… Dans le formulaire « Exportation d’un dossier » , sélectionner tous les éléments et le format « Texte » (options par défaut). Les dossiers exportés sous forme de fichiers .txt sont normalement identifiés par le numéro de référence des dossiers et enregistrés dans le dossier C:\Applimed\PUB.
  4. Quitter Applimed et restaurer les données à partir de la sauvegarde effectuée à l’étape 1 ci-dessus.
  5. Relancer Applimed et, dans le menu « Fichier » de la fenêtre principale, choisir l’option  » Importer… ». Dans le formulaire « Importation d’enregistrements » , choisir les options « Dossier médical » et « Liste » puis actionner le bouton de sélection à droite du champ « Source ». Dans la boîte de dialogue « Sélection de fichiers sources », sélectionner les fichiers texte correspondant aux dossiers manquants exportés à l’étape 3 ci-dessus. Actionner ensuite le bouton « Importer » pour lancer l’importation.

Les dossiers manquants seront rétablis au redémarrage d’Applimed. La seule restriction concerne les données comptables (recettes relatives à ces patients) qui ne peuvent pas être récupérées de cette façon.

Pour éviter la suppression par erreur de dossiers ou d’enregistrements par un autre utilisateur (secrétaire, remplaçant…), une solution préventive consiste à créer pour celui-ci une installation d’Applimed spécifique (avec un mot de passe différent) lui permettant d’utiliser le logiciel mais interdisant la suppression des enregistrements existants, selon la méthode exposée ici.

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